Kako najefikasnije organizovati korporativnu proslavu

Kako najefikasnije organizovati korporativnu proslavu

Bilo da proslavljate godišnjicu firme, želite da predstavite novi proizvod koji ste lansirali, ili prosto mislite da treba da priredite žurku za zaposlene, korporativna proslava je pravo rešenje za vas.

Kao i svim većim proslavama i ovoj vrsti proslave treba da prethodi dobra i temeljna organizacija. Kako bi vaša korporativna žurka bila što bolje isplanirana, bilo bi dobro da napravite listu najvažnijih stvari na koje treba da mislite prilikom ovog poduhvata. U nastavku teksta navešćemo neke od aspekata koji su bitni elementi svake korporativne proslave.

Korporativna proslava – koraci koji prethode samoj organizaciji

Odredite temu i cilj vaše proslave. Da li je priređujete radi promocije proizvoda, promocije cele kompanije, ili samo želite da proslavite godišnjicu firme sa najbližim kolegama i saradnicima? Razloga za ovakvu proslavu je mnogo, a vaš cilj proslave pre nego što krenete da je organizujete bi morao da bude jasno definisan kako biste se u odnosu na njega pozabavili svim ostalim aspektima vaše proslave. Ukoliko, na primer, želite da ispromovišete proizvod, jasno je da bi taj proizvod morao da zauzme centar pažnje na žurci. Ako biste samo želeli kvalitetnu žurku – dozvoljeno je da pustite mašti na volju, ali i da ispratite najvažnije korake.

Spisak gostiju morate da znate pre nego što krenete da organizujete proslavu. Nakon što napravite spisak, znaćete koja vam je “ciljna grupa”, a sve ostale aspekte organizovaćete u odnosu na to ko je na vašem spisku zvanica.

Pre svega, bilo bi dobro da odredite broj ljudi koji ćete pozvati. Od broja ljudi zavisi veličina prostora, ali i količina hrane i pića koja vam je potrebna. Takođe, pokušajte da uočite koji je najviše zastupljen broj godina među vašim zvanicama. Jasno je da nećete istu muziku, hranu ili prostor izabrati ukoliko su vam gosti ,na primer, u većini u dvadesetim godinama, ili ako su u kasnim pedestetim. Naravno, oko spiska zvanica obavezno je da se konsultujete sa kolegama i diretktorom, a neka spisak koji ste vi predložili služi kao radna verzija.

Proverite koliki budžet imate za ovu proslavu. Od veličine budžeta, naravno, zavisi najviše elemenata proslave.

Kako da izaberete najbolji prostor za korporativnu proslavu

Sada, kada imate jasno definisan cilj proslave, spisak zvanica, kao i sredstva koja su vam neophodna, u odnosu na njih možete da krenete da tražite prostor za korporativnu proslavu.

Kako bi svima bilo lako da stignu, bilo bi dobro da prostor u kom održavate proslavu bude već svima poznata lokacija, ili lokacija u centru. Tako se nećete zateći kako satima objašnjavate gostima gde da skrenu, a gde da nastave pravo kako bi došli do lokacije vaše proslave. Puno je gradova koji imaju širok spektar ponuda prostora za korporativne proslave Beograd je definitivno jedan od njih.

Neka lokacija koju odaberete služi svrsi. Ukoliko promovišete proizvod, a tu će možda biti i govornika, prostor bi morao da ima jasno određeno mesto za ovo, kao i dobro osvetljenje. Ako obeležavate godišnjicu firme pa ste se odlučili za koktel-proslavu, trebaće vam prostor za barske stolove, igru i čuveno “minglovanje” koje je neizbežan deo poslovnih žurki.

Svakako, najvažnije je da lokacija bude lepa i da se vaši gosti u njoj osećaju prijatno, kao i to da zatražite plan prostora kako biste stekli uvid u to kako da smestite goste na najbolji mogući način.

Hrana i piće u skladu sa tipom proslave

Piće na korporativnoj proslavi, ukoliko vam budžet to dozvoljava, ne bi smelo da se plaća. Mnogi restorani i drugi prostori u kojima možete da organizujete vašu proslavu će cenu pića uračunati kao deo zakupa prostora. Ako vam veličina budžeta ne dozvoljava ovakav model, onda to obavezno i naglasite u pozivnici, ali potrudite se da obezbedite bar jedno besplatno “welcome drink”.

Pivo, vino, voda i sok osnovna su pića koja bi trebalo da budu poslužena na vašoj proslavi. Ukoliko obeležavate rođendan firme, ili veliki uspeh koji je vaša firma postigla, onda je i šampanjac “must-have” na žurci.

Hrana je izuzetno važan element, a prilično lak za organizaciju. Toliko je dobrih gastro i ketering ponuda, da je jedino teško napraviti pravi izbor. Prilikom zakupa prostora, konsultujte se sa menadžerom ili vlasnikom restorana. Prostor koji odaberete verovatno ima svoje kuvare. Pitajte ih o prošlom iskustvu sa korporativnim proslavama, da li su njihovi kuvari već imali iskustva sa spremanjem hrane za ovakav tip proslava i koja je njihova preporuka. Ako ne angažujete njihovu kuhinju, raspitajte se za dobre ketering ponude.

Kanapei, sendvičići, rolati i korpice najčešći su izbor za ovakve proslave, ali ne zaboravite na opciju toplog posluženja, kao i slatkiša. Vodite računa o tome da je sve više vegeterijanaca, pa neka barem petina vašeg posluženja bude prilagođena njima.

Muzika, osoblje i fotograf

Prvo se odlučite, u skladu sa celom temom proslave, koji je izbor muzike. Da li želite instrumental, jazz ili pop bend, a možda i samo dobrog didžeja?

Kada napravite izbor, ni potraga za bendom ne bi trebalo da bude komplikovana. Beograd je poznat u celom svetu po noćnom životu i kvalitetnim muzičarima. Sigurno već i imate kontakt nekog benda koji vam se svideo kada ste ga čuli negde, a ukoliko nemate – sigurno imate preporuku. I za ovaj aspekt bi bilo dobro da se konsultujete sa menadžerom ili vlasnikom restorana. Oni su obično “puni” kontakata raznih bendova i muzičara. Takođe, dogovorite se sa njima u vezi sa prostorom za muzičare – šta je sve potrebno tehnički pripremiti za njihov nastup i gde će svirati.

Naglasite muzičarima, ali i osoblju i fotografu da se obuku skladno s tipom vaše proslave. Ukoliko će atmosfera biti elegantna, neka elegancijom odišu i njihova odela, kako bi se uklopili u koncept proslave.

Osoblje koje je neophodno na svakoj korporativnoj proslavi svakako su konobari, barmen i hostese. Neka konobari i barmen budu provereno dobri i profesionalni. Hostese moraju da stoje blizu ulaza kako bi “čekirale” goste koji ulaze. One bi trebalo da budu pristojno i svedeno odevene, da prođu kroz spisak par puta pre početka proslave kako bi znale koja imena da očekuju i da imaju jasne instrukcije kog gosta da upute na koje mesto. Sa osobljem i hostesama napravite kratki brifing pred samu proslavu – obavestite ih koje goste očekujete, kao i način na koji će se obraćati gostima.

Nakon što ste prošli kroz ove, najvažnije poruke, možete da se pozabavite i detajima: dekoracijom, planom sedenja itd. Ne zaboravite da je najvažnije da na žurci bude puno pozitivne energije i da ostvarite cilj vaše firme koji ste ovom prilikom “zacrtali”.